Как построить маршрут выездного сотрудника: пошаговая инструкция

Маршрут торгового агента определяет, сколько клиентов он увидит за неделю, сколько времени потеряет в пробках и какие точки останутся без внимания. При этом во многих компаниях маршрут складывается стихийно: сотрудник едет туда, куда удобнее ему, а не туда, где нужнее компании. Ниже — пошаговый способ построить маршрут вручную, без специальных алгоритмов, и затем поддерживать его в рабочем состоянии.

Шаг 1. Соберите и почистите базу точек

Всё начинается со списка клиентов. Для каждой точки нужны минимум:

• название и точный адрес;
• категория или ценность клиента (например, A, B, C);
• требуемая частота визитов;
• особенности: часы приёма, когда на месте ЛПР, дни поставок.

Удалите закрывшиеся точки и дубли. Проверьте адреса: ошибка в одном адресе ломает весь день, потому что сотрудник едет не туда или тратит время на поиски.

Шаг 2. Определите частоту визитов

Не все клиенты требуют одинакового внимания. Простая схема — разделить их по ценности и назначить частоту.

Частоты в таблице — пример. Ваши зависят от оборачиваемости товара, конкуренции и того, что именно сотрудник делает на точке.

Шаг 3. Посчитайте нагрузку

Прежде чем рисовать маршрут, проверьте, что он вообще выполним. Для этого нужны две нормы: время на точку и время на дорогу.

Время на точку складывается из ожидания, разговора, проверки полки или остатков, фото и заполнения отчёта. Засеките его на нескольких реальных визитах, а не берите с потолка.

Время на дорогу зависит от города и плотности точек. В плотном районе переезд может занимать минуты, на окраинах и в области — намного больше.

Пример расчёта. Допустим, визит в среднем занимает 25 минут, переезд — 20 минут, а чистое рабочее время в поле — 7 часов. Тогда один визит с дорогой занимает около 45 минут, и за день реально сделать 8–9 визитов. Если по плану получается 15, план нереален, и сотрудник будет либо пропускать точки, либо делать визиты формально.

Шаг 4. Разбейте точки на кластеры

Кластер — это группа точек, расположенных близко друг к другу, которую можно обойти за один день. Самый понятный способ — опираться на районы города или на естественные границы: реки, магистрали, железную дорогу, которые сложно пересекать.

1. Нанесите все точки на карту.
2. Обведите группы, которые находятся рядом и не разделены сложными переездами.
3. Проверьте, что количество визитов в каждом кластере укладывается в дневную норму с учётом частоты.
4. Слишком большие кластеры разделите, слишком маленькие — объедините с соседними.

В итоге у вас должно получиться примерно пять кластеров на неделю — по одному на рабочий день.

Шаг 5. Привяжите кластеры к дням недели

Распределяя кластеры по дням, учитывайте особенности клиентов:

• если ключевые клиенты принимают заказы до определённого дня, ставьте их кластер раньше;
• понедельник часто занят планёркой и документами — дайте в этот день кластер полегче;
• пятничный кластер лучше делать ближе к дому или офису сотрудника;
• для дальних выездов в область выделяйте отдельный день, не смешивая их с городскими точками.

Клиенты категории B и C, которых нужно посещать реже, чередуются: в одну неделю в кластер вторника входит одна половина, в следующую — другая.

Шаг 6. Задайте порядок обхода внутри дня

Внутри кластера порядок определяют три фактора:

• Время работы точек и ЛПР. Если директор магазина бывает только утром, эта точка идёт первой.
• Логика движения. Двигайтесь по кругу или «змейкой», без возвратов через весь район.
• Ценность клиента. Важные визиты лучше ставить в первую половину дня, пока сотрудник свеж и меньше риск, что день сорвётся.

Оставьте в дне запас: один-два свободных слота на срочные вызовы, повторный визит или новую точку.

Шаг 7. Оформите план и донесите его до сотрудника

Маршрут, который живёт только в голове руководителя, не работает. План на неделю должен быть записан и доступен сотруднику с телефона: какие точки, в какой день, в каком порядке. Хорошая практика — показывать в конце дня итог: сколько запланировано, сколько сделано, какой процент выполнения.

Шаг 8. Проверяйте маршрут по факту

Самое интересное начинается после первой недели. Сравните план и факт по каждому сотруднику:

Для такой проверки нужны данные: фактические отметки визитов с геолокацией и маршрут смены. Например, в ROPPY сотрудник нажимает «Выйти в поле» и «Завершить смену», а руководитель видит маршрут за день на карте, пробег, время в поле и остановки с адресом и длительностью. Автоматически маршрут система не строит — план вы составляете сами, а факт помогает его корректировать.

Шаг 9. Корректируйте раз в месяц

Маршрут — живой документ. Появляются новые клиенты, закрываются старые, меняется сезонность. Раз в месяц пересматривайте:

• частоту визитов по категориям — не пора ли перевести клиента из C в B;
• границы кластеров — не перегружен ли какой-то день;
• нормы времени — не изменилось ли время на точку после смены чек-листа;
• точки, которые месяц подряд не дают результата.

Типичные ошибки

• Строить маршрут без расчёта нагрузки и потом удивляться невыполнению.
• Ставить все ключевые точки на один день.
• Не оставлять резерва на непредвиденное.
• Отдавать маршрут целиком на откуп сотруднику и не сверять с фактом.
• Менять маршрут каждую неделю — клиенты и сотрудник теряют ритм.

Частые вопросы