Как составить план визитов торгового представителя

План визитов — основа работы торгового представителя. Без него маршрут строится по принципу «куда ближе и где приятнее», а важные клиенты остаются без внимания неделями. Разберём, как определить частоту визитов, сколько точек реально объехать за день, как учесть географию и как оформить недельный план так, чтобы его можно было проверить.

Шаг 1. Разделите клиентов на категории

Частота визитов не может быть одинаковой для всех точек. Клиент, который приносит основную выручку, и магазин, заказывающий раз в два месяца, требуют разного внимания. Самый практичный способ разделения — ABC-анализ по выручке (подробно — в статье об ABC-анализе торговых точек). К трём категориям стоит добавить четвёртую — потенциальных клиентов, с которыми работа только начинается.

Шаг 2. Задайте частоту визитов

Пример стартовой матрицы — её нужно подстроить под цикл заказа в вашей нише:

Главный ориентир — цикл заказа клиента. Если точка заказывает раз в неделю, а представитель приходит раз в две, половину заказов она отдаёт тому, кто пришёл. Если заказ раз в месяц, еженедельные визиты — потеря времени, которое можно было потратить на развитие.

Шаг 3. Посчитайте нагрузку

Количество визитов в месяц считается по простой формуле:

Визиты в месяц = A × 4 + B × 2 + C × 1 + П × 2,5

Например, если у представителя 15 точек A, 25 точек B, 40 точек C и 10 потенциальных, получается 15 × 4 + 25 × 2 + 40 × 1 + 10 × 2,5 = 60 + 50 + 40 + 25 = 175 визитов в месяц. При 21 рабочем дне это около 8–9 визитов в день.

Шаг 4. Определите, сколько точек в день реально

Норма визитов в день считается от времени, а не от желания:

Точек в день = (время в поле − время на дорогу) / среднее время визита

Например, 8 часов в поле, из них 2,5 часа уходит на дорогу и пробки, средний визит — 30 минут. Получаем (8 − 2,5) × 60 / 30 = 11 визитов. Если в зоне есть области с длинными перегонами, норма для таких дней меньше.

Ориентиры, которые помогают проверить расчёт:

• в плотной городской застройке с небольшими магазинами точек больше, визиты короче;
• при работе с крупными клиентами — сетями, оптовыми базами, стройками, клиниками — визит длиннее, точек в день меньше;
• при выезде в область дорога может съедать половину дня.

Если нагрузка из шага 3 больше, чем возможности из шага 4, есть три варианта: снизить частоту для части точек C, передать часть точек другому представителю или перевести мелких клиентов на заказы по телефону.

Лучше не гадать, а замерить: две-три недели фиксировать фактический маршрут, пробег, время в поле и длительность остановок. После этого норма точек в день перестаёт быть предметом спора.

Шаг 5. Учтите географию

1. Разбейте территорию на 4–5 зон — по районам, направлениям выезда или кластерам точек.
2. Закрепите за каждой зоной день недели: понедельник — север, вторник — центр и так далее.
3. Точки A распределите так, чтобы они были в каждой зоне, но не концентрировались в одном дне.
4. Точки B с частотой раз в две недели чередуйте: в нечётную неделю одна половина, в чётную — другая.
5. Оставьте в каждом дне резерв на 1–2 визита: срочный вызов, перенос, новый клиент.

Так представитель не пересекает город несколько раз за день, а клиент привыкает, что представитель приходит в один и тот же день недели. Это само по себе дисциплинирует заказы.

Шаблон недельного плана

Пример для представителя из шага 3 с нормой около 9 визитов в день:

В рабочем плане к каждой строке добавляются названия и адреса точек, а для потенциальных клиентов — цель визита: «познакомиться с ЛПР», «оставить образец», «согласовать первый заказ». Цель визита дисциплинирует сильнее, чем просто адрес в списке.

Как включать в план новых клиентов

Потенциальные клиенты чаще всего выпадают из плана первыми: визит к знакомой точке с гарантированным заказом проще, чем разговор с новым закупщиком. Чтобы развитие не останавливалось:

• выделите под новых клиентов фиксированное количество визитов в неделю — например, 1–2 в день;
• для каждого потенциального клиента задайте цепочку визитов: знакомство и контакт ЛПР, образец или презентация, первый заказ;
• если образец оставлен, запланируйте звонок или повторный визит примерно через неделю, пока клиент помнит разговор;
• после 3–4 визитов без движения переводите точку в отложенные и возвращайтесь к ней через квартал.

Как вести план каждую неделю

• Назначайте план до начала недели. В пятницу или в понедельник утром, но обязательно до выезда.
• Сверяйте факт каждый вечер. Сколько точек из плана посещено, какие перенесены и почему.
• Переносите, а не теряйте. Непосещённая точка A переходит на ближайший день, а не ждёт следующей недели.
• Обновляйте категории раз в квартал. Клиенты растут и падают, частота визитов должна следовать за ними.

В ROPPY руководитель или администратор назначает точки на неделю, представитель видит свой маршрут прямо в Telegram-боте, а каждый вечер получает итог дня с процентом выполнения плана. Точки можно загрузить из Excel или добавить по адресу либо ссылке Яндекс Карт.

Типичные ошибки

• План составляет сам представитель без проверки. Неудобные точки выпадают первыми.
• План без резерва. Первая же задержка ломает весь день, и к пятнице выполнение падает.
• Одинаковая частота для всех. Время уходит на мелких клиентов, а крупные недополучают внимание.
• Нет контроля факта. План, который никто не сверяет с реальными визитами, быстро становится формальностью. Какие показатели смотреть, описано в статье о KPI торгового представителя.

Частые вопросы